온라인 쇼핑몰 풀필먼트 서비스를 제공하는 올빗풀필먼트가 자체 개발한 WMS(Warehouse Management System)에 반품관리 기능을 구축하고, 반품 입고부터 상품 상태 확인과 데이터 관리까지 이어지는 업무 프로세스의 디지털화를 추진하고 있다.
온라인 쇼핑몰에서 반품은 상품 출고만큼 관리해야 할 정보가 많은 업무다. 고객이 상품을 반송하면 물류센터에서는 해당 상품이 어떤 주문과 연결된 건인지 확인하고 고객명, 송장번호, 상품 종류와 상태 등을 다시 대조해야 한다. 쇼핑몰 사업자 역시 반품 상품의 입고 여부와 상태를 확인하기 위해 물류센터와 정보를 주고받는 과정이 필요하다.
특히 반품 정보를 송장번호나 개별 메시지 위주로 전달할 경우 반품 물량이 증가할수록 과거 내역을 다시 확인하거나 필요한 정보를 분류하는 데 추가적인 업무가 발생할 수 있다.
이에 올빗풀필먼트는 반품 업무 과정에서 생성되는 정보를 자체 WMS에 데이터 형태로 축적하는 구조를 마련했다. 반품 상품이 물류센터에 입고되면 관련 정보를 시스템에 등록하고, 쇼핑몰 사업자가 WMS에서 직접 반품 내역을 조회할 수 있도록 구성했다.
반품 건별로 고객명과 송장번호 등 관련 정보를 확인할 수 있으며, 필요한 데이터는 엑셀 파일 형태로 내려받아 쇼핑몰 자체 업무에 활용할 수 있다. 반품 이력을 시스템 내부에 지속적으로 축적하기 때문에 개별 송장이나 메시지를 다시 찾아야 하는 과정을 줄이고, 기간별 반품 내역을 관리하는 데 활용할 수 있다는 설명이다.
상품 상태 확인 과정도 시스템 안으로 포함했다. 올빗풀필먼트 WMS에서는 반품된 상품과 관련된 사진을 확인할 수 있도록 기능을 구성했다. 쇼핑몰 운영자가 상품 상태를 확인하기 위해 물류센터에 건별로 문의하는 대신 등록된 정보를 바탕으로 반품 현황을 파악할 수 있도록 한 것이다.
이번 시스템 고도화의 핵심은 반품 처리를 하나의 물류 업무로 끝내지 않고 향후 활용 가능한 데이터로 전환하는 데 있다. 고객명과 송장정보, 반품 내역, 상품 상태와 사진 등 반품 과정에서 생성되는 정보를 WMS에 축적하면 과거 이력을 조회할 수 있을 뿐 아니라 반복적으로 발생하는 반품 업무의 유형을 분류하는 기반으로도 활용할 수 있다.
올빗풀필먼트는 현재 구축한 반품 데이터베이스를 바탕으로 향후 AI 기술과 업무자동화를 접목하는 방안도 추진할 계획이다. 반복적으로 발생하는 반품 데이터의 분류와 정보 확인, 자료 정리 등 사람이 직접 처리해온 업무 가운데 자동화가 가능한 영역을 단계적으로 검토한다는 방침이다.
AI 기반 자동화가 적용될 경우 반품 데이터가 누적되는 과정에서 필요한 정보를 일정한 기준에 따라 분류하고 정리하는 등 반복 업무를 줄이는 방향으로 시스템을 확장할 수 있다. 다만 구체적인 AI 적용 범위와 기능은 향후 개발 및 운영 과정에 따라 결정될 예정이다.
올빗풀필먼트 관계자는 “반품은 상품이 물류센터로 돌아오는 것으로 끝나는 업무가 아니라 주문정보 확인, 상품 상태 확인, 데이터 정리 등 여러 과정이 함께 발생한다”며 “자체 WMS에 반품 관련 정보를 축적하고 쇼핑몰 사업자가 필요한 내용을 직접 확인할 수 있도록 시스템을 고도화하고 있으며, 향후 축적된 데이터를 기반으로 반복 업무를 자동화할 수 있는 기능도 단계적으로 개발해 나갈 계획”이라고 말했다.
올빗풀필먼트는 반품관리 기능을 비롯해 상품 입고, 검수, 재고관리, 피킹, 포장, 출고 등 온라인 쇼핑몰 물류 과정에서 발생하는 데이터를 자체 WMS를 중심으로 관리하고 있다. 앞으로도 실제 물류센터 운영 과정에서 축적되는 데이터와 현장 업무를 연계해 쇼핑몰 사업자와 물류센터가 필요한 정보를 보다 효율적으로 관리할 수 있도록 시스템을 지속적으로 개선할 계획이다.
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