담당자 한 명이 회사를 떠난 뒤 며칠 동안 업무가 멈추는 상황은 중소기업에서는 낯선 일이 아니다. 파일은 여러 폴더에 흩어져 있고, 이메일과 메신저에는 업무 기록이 남아 있지만 어디에서 무엇을 찾아야 하는지 아는 사람은 이미 회사를 떠난 경우가 적지 않다. 후임자는 처음부터 업무를 다시 파악해야 하고, 고객 응대나 프로젝트 일정이 지연되면서 기업은 예상하지 못한 시간과 비용을 부담하게 된다.
이처럼 인수인계가 개인의 기억과 경험에 의존하는 구조를 개선하려는 움직임이 이어지는 가운데, HR 컨설팅 기업 대표님의 인사담당자가 인수인계 자동화 프로그램 '인수인계 10분'을 정식 출시했다.
기업들은 그동안 인수인계를 퇴사 직전 작성하는 문서 정도로 인식하는 경우가 많았다. 그러나 실제 업무 현장에서는 담당자가 부서를 이동하거나 육아휴직, 장기 출장, 조직 개편 등으로 업무를 넘겨야 하는 상황이 반복된다. 인수인계가 제대로 이뤄지지 않으면 동일한 내용을 다시 확인하거나 기존 자료를 찾는 데 많은 시간을 소비하게 되고, 업무 연속성에도 영향을 줄 수 있다.
'인수인계 10분'은 이러한 과정을 자동화하는 데 초점을 맞췄다. 사용자는 인수인계 대상 폴더와 이메일, 메신저 대화 등을 지정하면 프로그램이 관련 자료를 분석해 업무별로 정리된 인수인계 문서를 워드 형태로 생성한다. 수천 개의 파일도 한 번에 분석할 수 있으며 필요한 업무만 선택해 문서를 만드는 것도 가능하다.
문서 생성에 그치지 않는 점도 특징이다. 프로그램에는 분석된 업무 데이터를 기반으로 질의응답을 제공하는 챗봇 기능이 함께 적용됐다. 후임자가 특정 업무의 진행 과정이나 담당 내용을 질문하면 분석된 자료를 근거로 답변을 제공하고, 관련 원본 문서가 저장된 위치까지 함께 안내한다. 답변은 '확실함', '확인 필요', '추정'으로 구분해 제시함으로써 근거 수준을 함께 확인할 수 있도록 설계됐다.
프로그램은 인수인계 이후 이어지는 채용 과정도 함께 고려했다. 분석된 업무 내용을 기반으로 직무기술서(JD)와 면접 질문을 자동 생성해 공석이 발생한 이후 채용 준비까지 이어질 수 있도록 지원한다. 기존에는 퇴사자 업무를 다시 정리한 뒤 채용 공고를 작성해야 했지만, 업무 데이터가 그대로 채용 자료로 연결되는 구조를 구현한 것이다.
보안 역시 기업들이 중요하게 생각하는 요소 가운데 하나다. 대표님의 인사담당자에 따르면 프로그램은 회사 내부 PC에서 실행되며 업무 자료를 외부 서버로 전송하지 않는 방식으로 설계됐다. 별도의 IT 인력을 두지 않은 기업도 설치 후 분석할 폴더만 지정하면 사용할 수 있도록 사용 절차를 단순화했다.
개발 배경에는 현장에서 축적된 경험이 반영됐다. 대표님의 인사담당자를 이끄는 조두형 대표는 2019년부터 약 170개 중소기업을 대상으로 HR 컨설팅을 수행하며 인수인계 부실로 발생하는 업무 공백 사례를 지속적으로 접해왔다고 설명했다.
조 대표는 "기업이 잃는 것은 사람이 아니라 업무의 맥락인 경우가 많다"며 "사람이 기억하는 내용에는 한계가 있지만 업무 과정은 문서와 이메일, 메신저 기록에 남아 있다. '인수인계 10분'은 그 데이터를 체계적으로 정리해 후임자가 바로 활용할 수 있도록 만드는 것이 목표"라고 말했다.
이어 "인수인계는 퇴사 시점에만 필요한 절차가 아니라 부서 이동과 조직 개편, 휴직 등 담당자가 바뀌는 모든 상황에서 필요한 경영 인프라"라며 "중소기업이 특정 개인에게 의존하지 않고 업무를 이어갈 수 있는 환경을 만드는 데 도움이 되길 기대한다"고 밝혔다.
기업의 디지털 전환이 생산과 영업, 고객관리 분야를 넘어 내부 업무관리 영역으로 확대되는 가운데, 인수인계 역시 문서 작성 중심에서 업무 데이터 기반 관리 체계로 변화하고 있다. 조직의 업무를 개인의 기억이 아닌 데이터로 축적하고 다음 담당자에게 연결하는 방식이 앞으로 중소기업의 업무 연속성을 좌우하는 중요한 요소 가운데 하나로 자리 잡을 것으로 보인다.
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