행사 하나를 준비하려면 생각보다 많은 사람이 움직인다. 사회자를 찾아야 하고 공연팀을 섭외해야 한다. 음향과 조명, 무대도 필요하다. 체육대회라면 각종 경기 장비가 추가되고, 야외 행사라면 천막과 테이블, 의자까지 챙겨야 한다.
문제는 이 모든 준비가 서로 떨어져 있지 않다는 데 있다. 출연자의 동선은 무대와 연결되고, 프로그램은 음향·조명과 맞아야 한다. 행사물품과 장비 역시 전체 일정에 맞춰 들어와야 한다.
여러 업체에 나눠 맡길수록 행사 담당자가 조율해야 할 접점도 늘어난다.
메이크원 엔터테인먼트가 섭외에서 공연자, 시스템, 장비와 물품까지 한곳에서 연결하는 구조를 갖춘 이유다. 이 회사가 말하는 원스톱 행사 대행의 핵심은 단순히 취급 품목이 많다는 데 있지 않다. 흩어진 준비 과정을 하나의 행사 안에서 움직이게 만드는 데 있다.
좋은 사회자를 섭외해도 그것만으로 행사는 완성되지 않는다
행사를 준비할 때 가장 먼저 떠올리는 것 중 하나가 진행자다. 실제 메이크원은 MC·아나운서·리포터 섭외를 서비스 영역으로 두고 있다.
그러나 사회자는 행사의 한 부분일 뿐이다.
공연이 들어간다면 마술사나 가수, 댄스팀, 아카펠라 등 공연자 섭외가 필요하다. 이들이 무대에 오르기 위해서는 음향과 조명, 무대 시스템이 뒷받침돼야 한다. 체육대회로 넘어가면 에어바운스와 기본 경기 도구, 에어아치 같은 장비까지 준비 범위가 넓어진다.
행사 성격이 달라질 때마다 필요한 사람과 물품도 달라지는 셈이다.
여기서 행사 담당자의 고민이 시작된다. 각각의 업체가 자신의 역할을 제대로 수행하는 것만으로 충분하지 않기 때문이다. 결국 행사 당일에는 모든 요소가 같은 시간표 안에서 움직여야 한다.
행사 섭외와 음향·조명 시스템을 한 번에 준비하는 구조가 필요한 이유다.
섭외·공연자·시스템·장비·물품, 다섯 축을 하나로 묶었다
메이크원의 운영 구조를 들여다보면 행사에 필요한 요소가 크게 다섯 갈래로 나뉜다.
첫째는 MC·아나운서·리포터 등 사람을 연결하는 섭외다. 둘째는 마술사·트로트 가수·댄스팀·아카펠라·공연팀 등 무대를 채우는 공연자다. 셋째는 음향·조명·무대와 행사 기획을 포함하는 시스템이다.
여기에 체육대회를 위한 에어바운스·기본 도구·에어아치 등 장비가 더해진다. 마지막은 몽골·캐노피 천막, 듀라테이블, 행사 의자, 포토월 등 현장 운영에 필요한 행사물품이다.
겉으로 보면 서로 다른 사업처럼 보인다.
하지만 행사 현장에서는 하나다.
사회자가 마이크를 잡는 순간에는 이미 음향이 준비돼 있어야 하고, 공연팀이 등장할 때는 조명과 무대가 맞물려야 한다. 체육대회 프로그램을 진행하려면 필요한 장비가 정확한 위치에 준비돼 있어야 한다.
결국 섭외부터 행사물품까지 한 곳에서 준비하는 행사 대행사의 가치는 ‘많이 제공한다’가 아니라 ‘함께 움직이게 한다’는 데 있다.
행사의 완성도는 무대 앞보다 무대 뒤에서 먼저 결정된다
좋은 행사는 관객에게 복잡해 보이지 않는다. 순서가 자연스럽게 이어지고 필요한 사람이 제시간에 등장하며, 장비와 시스템은 존재를 의식하지 못할 만큼 매끄럽게 작동한다.
그러나 그 자연스러움은 저절로 만들어지지 않는다.
메이크원이 준비(PREPARATION), 책임(RESPONSIBILITY), 신뢰와 결과(TRUST & RESULT)를 중요한 운영 가치로 두고 있는 것도 이 때문이다.
박상설 대표가 지난 10년 동안 2,000회 이상의 기업·기관·대형 행사 현장을 직접 진행해온 경험도 이 구조와 맞닿아 있다. 무대에 오래 서본 사람일수록 관객에게 보이지 않는 준비가 행사를 얼마나 크게 좌우하는지 알 수밖에 없다.
행사는 몇 시간이면 끝난다.
하지만 그 몇 시간을 매끄럽게 만들기 위해서는 사람과 시스템, 장비와 물품이 하나처럼 움직여야 한다.
좋은 대행사의 역할은 그 복잡함을 고객에게 넘기는 것이 아니라 자신이 가져가는 데 있다. 한 번의 만족이 다음 행사의 선택으로 이어지는 출발점도 어쩌면 바로 그곳에 있다.
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